כל הנתונים של תוכנת ה-Outlook של מיקרוסופט (Microsoft) נשמרים כקובץ מסוג PST על המחשב האישי. עם זאת, ברגע שמתחברים לאינטרנט לשרת Microsoft Exchange, נתוני Outlook נשמרים לכדי קובץ OST ולא PST אשר אינו מאפשר שימוש בתוכנות אחרות ואינו נגיש.
קובץ ה-OST משמש את מיקרוסופט עבור שרת ה-Exchange Server, אבל גם בשירות Office 365, Outlook.com ואף נמצא בשימוש עם שירות ה-G Suite של גוגל (Google). הקובץ נשמר בתיקייה זמנית במחשב ולמעשה לא קריא כלל ולא מאפשר ייבוא או ייצוא נתונים ממנו ואליו, זאת בניגוד לקובץ PST המוכר בשימוש בתוכנת ה-Outlook ומאפשר העברתו בקלות ממחשב אחד לאחר. כך אם נתקלים במצב בו מעוניינים לשחזר או לגבות חלק מהנתונים במקרה של תקלה – זה כמעט לא אפשרי ודורש להשקיע שעות רבות בניסיונות רבים שבסופו של דבר לא מצליחים.
OST to PST conversion
מי שינסה להיכנס קצת להבין את עומק הדברים, יגלה כי הבעיה קיימת למעשה כמעט בכל תחום של מוצרי מיקרוסופט כמו Windows Domain Controller או חיבור מאובטח ל-Microsoft Exchange Server. השימוש ב-OST נרחב.
אבל לשמחתנו יש פתרון להמיר קבצי OST ל-PST וזה אפילו לא מאוד מסובך. תוכנה בשם Offline OST to PST File Converter המפותחת על ידי File Master שאותה נציג כאן בסקירה מלאה.
התוכנה Offline OST to PST File Converter זמינה להורדה בחינם לבדיקה היישר מאתר היצרן ומותאמת לשימוש בסביבת Windows. אחרי ההורדה וההתקנה בסיסית, מתחיל הכלי לעבוד ולסייע בתהליל ההמראה של קובץ OST ל-PST.
הגרסה החינמית של Offline OST to PST File Converter זמינה לכלל המשתמשים. גרסה זו נועדה בעיקר לבדיקה בסיסית והמרה של קובץ OST ל-PST, אולם אם מעוניינים להמשיך ולהשתמש בה יש לרכוש את הגרסה המלאה בעלות של 50 דולרים.
במסך הפתיחה אפשר לבחור בין שני מצבים: מצב שחזור (Recovery Mode) או מצב המרה (Converter Mode). לאחר בחירת האפשרות הרצויה לוחצים על כפתור “הבא” (Next).
התהליך הבאה הוא לבחור את קובץ ה-OST הרצוי מתוך המחשב. בשלב זה התוכנה קוראת את הקובץ ובהתאם לגודלו וכמות הנתונים שבו, זה עשוי לקחת בין דקה למספר דקות. בסיום, יוצג למשתמש החלון הבא בו נפרסים כלל התיקיות וההודעות שנמצאו בתוך קובץ ה-OST.
היתרון המרכזי של תוכנת Offline OST to PST File Converter בהשוואה לשאר הכלים שיש בשוק הוא האפשרות לבחור בדיוק מירבית איזה תיקייה, מייל או איש קשר או אובייקט רצה לשחזר מתוך ה-OST ולהמיר אותו ל-PST. כך לא צריך לשחזר את כולו ואפשר רק את חלקו. אפשר לסמן את ההודעה הרצויה כאשר התיקיות מוצגות למשתמש בחלון בצד ימין. בשלב הבא בוחרים היכן נרצה לשמור את הנתונים בתיקייה במחשב שאליה יתבצע הייצוא.
לבסוף, יש לבחור אם נרצה שהנתונים יישמרו כקובץ PST או שכל הנתונים יישמרו בנפרד. כך אפשר לדוגמה, לשמור קבצים בצורה נפרדת לחלוטין כמו MSG, EML, VCF ו-TXT. כל אלה נתמכים על ידי תוכנת Offline OST to PST File Converter ואף יותר מכך. דבר זה הופך את המרת קבצי OST לפתרון פרקטי ונוח לשימוש בכל תוכנות הדואר האלקטרוני ולא רק בשימוש של Microsoft Outlook.
בסיום יש ללחוץ על כפתור ה”שמירה” (Save) כדי להשלים את תהליך הייצוא ל-PST. מהירות השמירה משתנה, אבל בחברה מבטיחים כי לכל הפחות היא מסוגלת לעבוד כ-2 גיגה-בייט בדקה.
לאחר סיום תהליך הייצוא, כל שנדרש הוא לפתוח את קובץ ה-PST באמצעות Microsoft Outlook. זה הכל! ההמרה של קובץ ה-OST ל-PST הושלמה! ייבוא קובץ ה-PST ל-Outlook עשוי לקחת מספר דקות עד אשר תייסם התוכנה את הסריקה והתיקיות לצורך השימוש בחיפוש של Windows Search.
מסקנות
המרת קבצי OST ל-PST אינה מסובכת כשמשתמשים ב-Offline OST to PST File Converter והיא הפתרון האידיאלי. המשתמש כיום נדרש לגשת למידע רב השמור בקבצי OST שלרוב בעלי נפח גדול מאוד, אבל כפי שניתן להתרשם העבודה עם התוכנה אינה מסובכת במיוחד.
נציין גם כי מי שזקוק להמיר קבצי OST ל-PST שהינם קטנים בנפח, יכול להשתמש בשירות הרשת של החברה להמרת קבצים מבלי צורך להוריד תוכנה ובחינם. השירות זמין בכתובת https://www.osttopst.online